Gute Entscheidungen im Projekt: Warum Dokumentenpflege der Schlüssel zum Projekterfolg ist

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... und welche Rolle Verantwortung dabei spielt.

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‍Da, wo die Information liegt, liegt die Entscheidung

Jede gute Entscheidung im Projekt beginnt mit den richtigen Informationen.

Wer entscheiden muss, aber keinen Zugang zu den nötigen Daten, Protokollen oder Kontexten hat, kann keine fundierte Entscheidung treffen (falls er überhaupt eine treffen kann), weil die Grundlage fehlt.  

Genau deshalb ist die Frage, wo und wie Informationen in einem Projekt gepflegt werden, keine reine Verwaltungsfrage. Sie ist die Frage danach, wer überhaupt in der Lage ist, gute Entscheidungen zu treffen – und wann.

Wir arbeiten alle am gleichen Ziel

Im Projektalltag geht dieser Gedanke leicht verloren. Zwischen Deadlines, unterschiedlichen Verantwortungsbereichen und dem täglichen Stress vergessen wir oft, dass wir alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Nicht als konkurrierende Einzelkämpfer, sondern als Team, das gemeinsam für den Erfolg eines Projekts steht.  

Und mit diesem gemeinsamen Ziel kommt auch eine gemeinsame Verantwortung – für das Projekt selbst, und dementsprechend für die Entscheidungen, die entlang des Weges getroffen werden: Ein Projekt ist am Ende das Ergebnis der Entscheidungen, die getroffen wurden.

Verantwortung zu tragen, bedeutet dabei nicht nur, im Fall eines Fehlers dafür einzustehen. Es bedeutet vor allem, am Ende gemeinsam und mit Stolz auf ein Projekt zurückblicken zu können, das gelungen ist, weil alle ihren Teil dazu beigetragen haben.

Von der Dokumentenablage zur Dokumentenpflege

Teil von diesem Verantwortungsbereich ist die Dokumentenablage – ein Begriff, der jedoch oft irreführend sein kann.  

Das Wort "Ablage" suggeriert etwas Statisches – als würde ein Dokument einmal abgelegt und dann nie wieder gebraucht werden. Doch Projekte gehen voran, entwickeln sich weiter, verändern sich. Und ihre Dokumentation muss das auch tun.  

Deshalb sprechen wir lieber von Dokumentenpflege: einem aktiven, dynamischen Prozess, bei dem Informationen nicht nur gespeichert, sondern kontinuierlich aktualisiert, kontextualisiert und mit Gesprächsprotokollen, Entscheidungen und Hintergrundwissen angereichert werden.  

Gute Dokumentenpflege heißt, die bestmögliche Grundlage für gute Entscheidungen zu schaffen.

Und gute Entscheidungen sind kein Zufall. Wer auf veralteten Informationen aufbaut, die zudem nur in privaten Postfächern, Notizbüchern oder im Kopf einzelner Mitarbeiter existieren, baut auf einem instabilen Fundament.  
Wer dagegen die Verantwortung für die Pflege der gemeinsamen Projektdokumentation teilt und entsprechend agiert, schafft Klarheit für alle – und damit die Voraussetzung, dass jede Entscheidung auf soliden Beinen steht und dass das Projekt am Ende frist- und budgetgerecht abgeschlossen wird.  

Wie gute Dokumentenpflege konkret aussieht

Damit aus Dokumentenpflege nicht nur ein schönes Wort, sondern echte Praxis wird, braucht es ein paar klare Gewohnheiten:

• Dokumente sollten verständlich benannt und, wo das CDE es zulässt, beschrieben werden: Was für ein Dokument ist es? In welcher Phase wird es gebraucht?

• Feedback zur Datei sollte direkt im Dokument gegeben oder unmittelbar damit verbunden werden.

• Bei Aktualisierungen sollte das Dokument am gleichen Eintrag versioniert bzw. um eine neue Version ergänzt werden, samt angepasster Änderungen.

• Entscheidungen zu einer Datei oder auf ihrer Basis sollten fest damit verknüpft werden, damit der Kontext für alle jederzeit nachvollziehbar bleibt.

• Dienen Dokumente dazu, Schnittstellen zu diskutieren, Aufgaben zu beschreiben oder den Kontext im Raumbuch zu verdeutlichen, sollten sie stets miteinander verbunden sein.

• Jede Datei sollte klar der jeweiligen Projektphase zugeordnet werden können.

Am besten gelingt das mit einem System, das all diese Anforderungen abbildet – eine bewährte Option dafür ist Seal.

Von der Dokumentenpflege zum Projekterfolg

Dadurch entsteht eine Wirkungskette: Gute Dokumentenpflege führt zu guten Entscheidungen, und gute Entscheidungen führen zum Projekterfolg.  

Wenn wir Dokumentation nicht als lästige Nebenaufgabe, sondern als gemeinsames, lebendiges Werkzeug verstehen, verändert sich auch unser Verhältnis zur Verantwortung: Sie wird nicht mehr als Last empfunden, sondern als das, was sie eigentlich ist – der gemeinsame Beitrag zu einem Erfolg, auf den am Ende alle stolz zurückblicken können.  

Wo die Information liegt, liegt die Entscheidung – und wo gute Entscheidungen liegen, liegt der Erfolg.

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